Theodor Steuernagel•15.10.2021•8 min Lesezeit

Flottenmanagementsysteme sind keine Weltneuheit und für viele Maschinen- und Anlagenbauer ist ein Flottenmanagementsystem aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder – denn mit einem System, das alle jemals hergestellten Maschinen enthält lassen sich so ziemlich alle kritischen Geschäftsprozesse abbilden und gleichzeitig wertvolle Daten generieren. Mit der zunehmenden Digitalisierung und den damit einhergehenden wachsenden Anforderungen, Möglichkeiten und Chancen, die ein solches System bietet, erfahren Flottenmanagementsysteme derzeit eine neue Renaissance. Wir sind hautnah dabei und unterstützen unsere Kunden mit unserem Design bei der Bewältigung dieser Komplexität.

Was ist ein Flottenmanagementsystem?

Ein Flottenmanagementsystem dient der Verwaltung, Planung, Steuerung und Überwachung der Maschinen- und Anlagenflotte und schließlich auch seiner Optimierung. In einem Flottenmanagementsystem fließen alle Daten zentral zusammen und angereichert durch die Daten zusätzlicher Quellen wie SAP oder anderen CRM-Systemen entsteht ein mächtiges Arbeitswerkzeug. Die Bereiche sind dabei nicht immer ganz trennscharf und fließen ineinander über.

Verwalten

Die Verwaltung der Flotte beginnt mit der Inventarisierung von Maschinen und die Pflege der Maschinendaten. Doch nicht nur Maschinen finden heute Einzug in ein Flottenmanagementsystem – auch ergänzendes Equipment wird in einem vollumfänglichen Flottenmanagement verwaltet. So können Anlagen unterschiedlich konfiguriert werden um immer die optimale Lösung den Kunden bereitzustellen.

Planen

Für die Planung der Flotte benötigen wir das Wissen über die Verfügbarkeit und den Standort der Maschinen zu einem konkreten Zeitpunkt oder Zeitraum. Hier knüpfen unsere bekannten Vertriebs-, Sales- bzw. Rental- und Logistikprozesse an. Egal wie groß das Unternehmen ist, das Wissen über die Verfügbarkeit der Maschinen ist auch noch heute nicht selten in den Köpfen der engagierten Kollegen aus dem Sales und in rudimentär bis komplexen Excelsheets aufgebaut. Mit dem richtigen FMS hat Ihr Sales Department zu jeder Zeit den Überblick über die Flotte und kann sich auf die qualitative Beratung seiner Kunden konzentrieren. Die Standortinformationen der Maschine werden mit Trackermodulen (z.B. iBeacons) automatisch übertragen. Alternativ kann dieser auch, zusammen mit der Verfügbarkeit, durch das Scannen der Maschine bei ihrer Ein- oder Auslagerung mit einer App erfasst werden. Mit den Verfügbarkeits- und Standortinformationen werden automatisch die passenden Maschinen vorgeschlagen, um Lieferkosten gering zu halten und Stillstandszeiten zu reduzieren, um so eine stets optimale Auslastung der Flotte zu garantieren.

Steuern und überwachen

Das Internet der Dinge ist schon lange nicht mehr nur in unserem Wohnzimmer zu Hause, es findet auch im industriellen Kontext Einzug (IIoT). So werden Live-Informationen der Maschine, wie Zustand, Produktivität und Verbrauch erfasst und an das Flottenmanagementsystem übertragen. Das System stellt dann kontextspezifisch Handlungsempfehlungen und Aktionen für die Nutzer*innen bereit um Abläufe optimal zu steuern. Die Zustandserfassung findet aber nicht nur remote statt, sondern auch sehr häufig in Form von manuellen Inspektionen durch den Menschen direkt an der Maschine. Standardisierte Fragebögen und mit der Unterstützung von Apps wird dieser Prozess digitalisiert. So wird es nun möglich über einen großen Zeitraum ein detailliertes und vergleichbares Portrait der Maschinen zu zeichnen und diese Informationen in der Produktion aber auch im Flottenmanagementsystem zu nutzen.

Analysieren und optimieren

Die Daten und Kennzahlen die in den übrigen Bereichen gewonnen werden sind die Grundlage dafür den eigenen Fuhrpark noch effizienter zu gestalten. Hohe Qualität, maximale Auslastung bei geringen Kosten – ein Interessanter Angriffspunkte von In-App-Purchases für Ihre Kunden, indem das System immer genau weiß, wie Auslastung und Zustand der Maschine ist und Ihren Kunden vorschlägt, wie die Produktivität gesteigert werden kann und Ihnen schon direkt das passende Feature für den Einkauf vorschlägt. Wie Sie sehen sind haben Flottenmanagementsystemen zwischenzeitlich nicht mehr nur den Status eines internen Managementtools, sondern schlägt auch die Brücke zu Ihren Kunden, die Ihre Maschine draußen im Feld nutzen.

Baustellen statt Maschinen

Es geht nicht mehr nur darum, bestehende Prozesse in ein digitales System zu übertragen. Vielmehr sollte das Ziel sein, genau diese Prozesse zu hinterfragen und mit den Erkenntnissen neu zu definieren und die Vorteile eines FMS optimal dafür auszuschöpfen. Machen Sie nicht blind, was Ihnen die Nutzer*innen sagen oder meinen zu wissen.

"Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt schnellere Pferde." – Henry Ford

Ein Flottenmanagementsystem ist zwischenzeitlich nicht mehr nur eine monolitische Standalone-Lösung. Es ist vielmehr das Zusammenspiel verschiedener Applikationen und (Mobile-)Apps bzw. Mikro-Apps die ihren ganz eigenen Anwendungszweck erfüllen und das FMS gleichzeitig mit zusätzlichen Daten für die Weiterverarbeitung füttern. Der Trend geht in Richtung Automatisierung indem das Flottenmanagementsystem die Kernbereiche logisch miteinander verknüpft. Das geht sogar soweit, dass die Informationen systemseitig interpretiert und ohne manuelle Eingriffe benutzerfreundlich aufbereitet und Handlungsempfehlungen vorgeschlagen werden. Die Überwachungsmetriken bilden dann die Grundlage um in Zukunft auch die Steuerung zu automatisieren. Anhand der Standortinformationen kann durch die Nähe mehrerer Maschinen zueinander automatisch ein Cluster gebildet werden – im Baugewerbe entspricht ein solches Cluster bspw. einer Baustelle. Die Daten, die einer Maschine zugeordnet sind, können jetzt zusammen mit den Daten der anderen Maschinen in ein realistisches Abbild über Produktivität und Auslastung der Baustelle überführt werden, worüber sich schließlich auch Prognosen über den Maschinenzustand aber natürlich auch über Zeitpunkt der Fertigstellung und den benötigten Ressourceneinsatz der Baustelle herleiten lassen. Es findet zurzeit ein Perspektivwechsel statt, weg vom Auftrags- bzw. Projektgedanken, bei dem die Tendenz nicht mehr nur in die Planung einzelner Maschinen geht, sondern in die Planung, Steuerung und Überwachung von spezifischen Maschinenclustern (Baustellen). Letztendlich stehen hinter jedem Cluster ganz individuelle Zielsetzungen und Kundenwünsche bei denen es nicht mehr nur darum geht einzelne Maschinen zu verkaufen oder zu vermieten, sondern Lösungen anzubieten. Angereichert mit kontextspezifsichen Informationen über zu verarbeitendes Material und anderen Geo- und Umweltfaktoren schlägt das Flottenmanagementsystem der Zukunft nur noch die passenden Werkzeuge und benötigten Ressourcen vor.

Gewachsene Systeme und Prozesse – wie schaffe ich den Sprung in das neue Zeitalter?

An einem Flottenmanagement hängen viele Geschäftsprozesse und Nutzer*innen. Neue Dinge bzw. Dinge, die wir nicht kennen, begegnen wir mit Skepsis – „Es funktioniert doch, wie wir arbeiten“. Wie schaffe ich den Rollout ohne die Gunst die Sponsoren und Akzeptanz der User zu verlieren?

User

Bringen Sie einen ausgewählten Kreis an Usern (data-i18n Usern) zu bestimmten Abschnitten in das Projekt ein und nehmen Sie diese auf Ihre Reise mit. Können Sie Ihre data-i18n User begeistern helfen Sie Ihnen auch die anderen Nutzer*innen zu überzeugen. Das ist wichtig, wenn Sie eine weitreichende Akzeptanz erreichen wollen.

MVP First

Zu Beginn des Projekts ist der Zeitdruck meist hoch. Die Legacy Application wird nicht mehr unterstützt, oder soll abgeschaltet werden – ein neues System muss her, am besten gestern. Verabschieden Sie sich von den Gedanken ein komplett fertiges Flottenmanagementsystem am Ende der Projektlaufzeit auszurollen. Und auch ohne Zeitdruck besteht die Gefahr aus einem Flottenmanagementsystem die eierlegende Wollmilchsau zu entwickeln. Konzentrieren Sie sich daher auf das Wesentliche und warten Sie nicht lange um mit einem MVP (Minimum Viable Product) in den Produktivbetrieb zu gehen. Die Migrations- und Supportaufwände nach einem Rollout sind nicht zu unterschätzen, daher ist es wichtig früh damit zu beginnen und sich die Nutzer*innen mit dem neuen System vertraut machen können. Solange Ihre neue Anwendung nicht produktiv genutzt wird, ist auch ein Testsystem nur hübsch verpackte Theorie. Zeigen Sie der Welt, dass Sie es ernst meinen – mit echten Daten und echten Konsequenzen und Erfolgen – und sammeln Sie gleichzeitig wertvolles Feedback und Daten aus der echten Nutzung (nicht nur über die Anwendung selber, sondern auch über Anforderungen an die Hardware z.B. wetterbeständige Smartphones). Entwickeln und optimieren Sie dann darauf aufbauend Ihr Baby weiter und lassen Sie es so natürlich wachsen. Sie kennen ja bestimmt den Spruch: „Software ist nie fertig“.

Ein gesundes Team, funktionierende Workflows und Tools, die diese unterstützen

Gleich vorab: Setzen Sie auf einen agilen Projektansatz. Und möchten Sie ein neues Flottenmanagementsystem in Ihrem Unternehmen ausrollen, dann seien Sie versichert, dass dies für Sie bzw. Ihren PO ein Vollzeit-Job wird. Dabei geht es nicht nur das Projekt inhaltlich zu durchdringen, sondern auch um (Budget-)Planung, Stakeholder- und Teamkommunikation. Je nach Teamgröße kann sich Ihr PO auch hier Unterstützung durch zusätzliche Rollen wie Projektmanagement oder Scrum-Master holen. Hinter Ihrem PO steht ein motiviertes Team unterschiedlicher Experten aus den Bereichen Business Analysis, Design, Development Frontend, Development Backend, System- und Infrastrukturarchitekten und Quality Assurance. Tipp: Setzen Sie stets mehr Backend- als Frontendentwickler auf Ihr Projekt an. Durch komponentenbasiertes Arbeiten gehen Ihrem Frontendentwickler am Ende schnell die Tasks aus, während Ihr Backendentwickler bemüht ist hinterherzukommen. Halten Sie Informationen im Team transparent und nutzen Sie Tools die diese Transparenz und auch die Partizipation aller Projektbeteiligten begünstigen und Ihr agiles Projekt unterstützen. Arbeiten Sie in Sprints, fördern Sie den Austausch bspw. durch regelmäßige Dailies, gemeinsamen Planungen und Retrospektiven und, je nach Teamgröße, ist auch mal ein Teamevent eine tolle Gelegenheit sich näher zu kommen und die Gesundheit, Motivation und Zusammenhalt des Teams zu stärken.

Kosten sparen, die Effizienz des Fuhrparks steigern bei konstanter Produktivität, Daten über die Anlagennutzung sammeln und damit die Produkte zu verbessern, diese und zusätzliche Services gezielter anzubieten, Präventionsmaßnahmen… Es geht nicht nur darum, den Nutzer*innen die Bedienung zu erleichtern, sondern ihnen die Chance zu geben, sich auf die qualitativen Stärken zu fokussieren, die kein System der Welt ersetzen kann – der Kontakt und der Austausch mit Ihren Kunden.

Projekte

Für diese und weitere Kunden haben wir bereits das Flottenmanagementsystem der nächsten Generation gestaltet.