Flottenmanagementsystem

Kleemann ist ein Unternehmen der Wirtgen Group, einem international tätigen Unternehmensverbund der Baumaschinenindustrie und ist Hersteller von mobilen Brechanlagen und Sieben. Die Brechanlagen werden für die Aufbereitung bzw. zerkleinern von großen Gesteinen im Steinbruch oder auf Baustellen eingesetzt. Das Endprodukt wird dann zum Beispiel für die weitere Verarbeitung im Straßenbau verwendet. Abhängig vom Ausgangsmaterial und gewünschten Endprodukt kommen unterschiedliche Brecherarten in unterschiedlichen Konfigurationen zum Einsatz. Neben der intuitiven Maschinensteuerung SPECTIVE bietet Kleemann auch eine Reihe von zusätzlichen Services um seinen Kunden im Umgang mit den Anlagen eine beispiellose Customer Experience zu bieten. Dazu pflegt Kleemann einen sehr engen Austausch zu den Nutzerinnen und Nutzern um Anwendung, Workflows und Prozesse besser zu verstehen und die eigenen Produkte und Services weiter zu optimieren. Der Rental Manager ist die Antwort auf die verstärkte Nachfrage der Digitalisierung von Workflows und Prozessen im Rental Business von Kleemann Maschinen und vereinfacht dabei Händler*innen die Abwicklung und Dokumentation der Zustandserfassung der Anlagen. In diesem Projekt konzipierten und gestalteten wir die Rental-manager -App und das Portal zu Verwaltung von Inspektionen, Maschinen und Nutzer gleich dazu.

Ausgangspunkt

Der Rental Manager digitalisiert einen klassischen papierorientierten Prozess. Die Zustandserfassung von Maschinen erfolgte analog über Checklisten mit Stift und Papier. Die Checklisten wurden in Excel als Vorlage vorbereitet und dann seitenweise ausgedruckt. Die detaillierte Inspektion erfolgte schließlich mit diesem Papierstapel durch den Händler beim Kunden vor Ort oder draußen auf dem Hof. Die Inspektion wird bei jedem Check-in und Check-out einer Anlage durchgeführt und jeder Maschinentyp hat unterschiedliche Checklisten. Die Dokumentation der Zustandserfassung über diese Checklisten ist ein hilfreiches Mittel um kundenspezifische Informationen über das Nutzungsverhalten der Maschinen zu erheben aber auch gleichzeitig notwendig für Garantieansprüche. So wurde initiativ durch einen Händler bereits ein eigenes App-Projekt gestartet, welches letztendlich auch den Ausgangspunkt unseres Projekts darstellte. Kleemann erkannte das Potenzial und den Mehrwert eine händlerübergreifende Lösung für dieses Problem und zögerte nicht dieser Vision Taten folgen zu lassen.

Wie aus einem App für Inspektionen ein Mini-Flottenmanagementsystem wurde

Das Konzept der App entstand iterativ und agil in gemeinsamen Konzeptworkshops im Design Studio in Stuttgart und in Göppingen und im Austausch mit Kunden, Nutzer*innen und Entwicklern. Zunächst noch Scribbles und Wireframes, dann konkreter als Screendesigns und ersten Prototypen. Je konkreter die Vision wurde, umso zahlreicher wurden Ideen und Anforderungen. Diese wurden in einem Ticket-System dokumentiert und für die Umsetzung priorisiert. Scope und Ziel für den ersten Launch der App waren Kleemann Maschinen Händler in den USA.

Inspektion

Die Durchführung von Inspektionen ist einer der Kernprozesse im Tagesgeschäft der Händler und stellt daher auch den Hauptanwendungszweck der App dar. Die Nutzerin/ der Nutzer wählen zunächst die Maschine, für die eine Inspektion durchgeführt wird. Die App erkennt automatisch aufgrund der zuletzt durchgeführten Inspektionen, dass es sich um eine Check-in- oder eine Check-out -Inspektion handelt. Auf den folgenden Seiten findet die Nutzerin/ der Nutzer nun verschiedene Prüfpunkte in unterschiedlichen Kategorien. Es können erklärende Bilder und Kommentare zu jeden Prüfpunkt hinzugefügt werden. Sobald alle Prüfpunkte abgeschlossen wurden, werden auf der folgenden Seite Kontaktinformationen aufgenommen, bis dann schließlich die Inspektion vom Kunden als Bestätigung digital signiert und abschließend ein PDF aus der Inspektion generiert wird. Ein wesentlicher Aspekt der Vereinfachung des Inspektionsprozesses war die Vereinheitlichung der Checklisten. Auch die Reihenfolge der Prüfpunkte orientieren sich an der natürlichen Begehung der Nutzer*innen während der Inspektion. Die App erlaubt außerdem den Vergleich mit der letzten Inspektion. So sind Abweichungen zwischen Check-in und Check-out der Maschinen auf einen Blick ersichtlich. Auch der Synchronisierungsprozess in Zusammenhang mit der Offline-Funktionalität als Must-Have-Feature wurden in der App berücksichtigt.

Control Center

Aus gestalterischer und konzeptioneller Perspektive mag eine App für Inspektionen zunächst unspektakulär zu wirken. Durch die Anforderung an ein vielschichtiges User- bzw. Rollen- und Maschinenmanagement entsteht jedoch schnell eine Komplexität, die über den simplen Charakter einer App weit hinausgeht. Diese Komplexität musste also ausgelagert werden und das Control Center war die Lösung. Das Control Center ist ein Portal für alle Rollen mit Berührungspunkten zum Rental Manager. Dies beginnt bei der Verwaltung und Administration der Inspektionen, Nutzer und Maschinen für eine oder mehrere Niederlassungen, über Länder bis hin zum Factory-Admin, der Länder bzw. Niederlassungen anlegt, die Checklisten für Inspektionen erstellt uvm. Über das Control Center werden Maschinendaten gepflegt und analysiert. Außerdem wird hier auch ein neuartiges Garantiekonzept abgewickelt, dass sich an den tatsächlichen Arbeitsstunden der Maschine orientiert.

Mietkalkulation

Der Rental Manager wurde entwickelt für Händler das Vermietgeschäft von Kleemann Maschinen zu erleichtern. Neben den Inspektionen waren daher auch die Mietkalkulationen ein zusätzlicher Angriffspunkt in diesem Projekt um den Nutzer*innen der App einen zusätzlichen Mehrwert zu bieten. Dabei war die noch einfache Kalkulation über den Mietzeitraum nur die Spitze des Eisbergs. Eine zusätzliche Verschleißkalkulation ermittelt detailliert durch Auswahl verschiedener Parameter, wie Gesteinsart oder Ergebnis, eine prognostizierte Abnutzung und die dadurch entstehenden Kosten für Reparatur und Verschleißteile. Ähnlich wie die Inspektionen sind auch die Kalkulationen je nach Maschinentyp und Konfiguration unterschiedlich und wurden zuvor in einer komplexen Excel gepflegt.

Der Rental Manager digitalisiert nicht nur die Checklisten sondern vereinfacht durch zusätzliche Features den kompletten Inspektions- und Mietprozess. Aus der anfänglichen Idee einer App für Inspektionen entwickelte sich ein Mini-Flottenmanagementsystem, das neben einer rudimentären Verwaltung der Anlagen auch Garantieprozesse und Mietkalkulationen in einem auf die Prozesse geschnitten Berechtigungskonzept abdeckt. Die App und das Control Center werden zwischenzeitlich produktiv von Händlern in Amerika genutzt und wird nun kontinuierlich in Zusammenarbeit mit Kleemann und den Kollegen aus unserer Schwester der Binarystate weiterentwickelt.

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